Häufige Fragen (FAQ)

1) Was ist Spendenupload.at?

Spendenupload.at ist eine Online-Plattform für österreichische Vereine, Einrichtungen und Spendenorganisationen, die steuerlich absetzbare Spenden erhalten. Das System ermöglicht es, Spendendaten gesammelt und effizient an das Finanzamt zu übermitteln, ohne jede einzelne Spende manuell in FinanzOnline eintragen zu müssen. Die Spenden können bequem als Liste hochgeladen werden.

2) Warum müssen Spenden gemeldet werden?

Seit der gesetzlichen Neuregelung zur automatischen Berücksichtigung von Sonderausgaben können Spenden nicht mehr von Privatpersonen selbst eingereicht werden, sondern müssen von der empfangenden Organisation an die Finanzverwaltung gemeldet werden – wenn dies der Spender wünscht! Dadurch werden Spenden in der Arbeitnehmerveranlagung („Steuerausgleich“) automatisch berücksichtigt.

3) Bis wann müssen die Daten gemeldet werden?

Die Meldung der Spendensummen hat jeweils bis Ende Februar des Folgejahres zu erfolgen. Nach Februar beginnt das Finanzamt, die automatische Arbeitnehmerveranlagung durchzuführen („Antragslose Arbeitnehmerveranlagung“). Bei einer späteren Meldung kann es sein, dass ein bereits erstellter Einkommensteuerbescheid des Spenders automatisch neu berechnet wird.

4) Können Spenden nachträglich gemeldet oder geändert werden?

Ja, eine nachträgliche Meldung ist fünf Jahre lang möglich. Die Meldung sollte zwar entsprechend der gesetzlichen Fristen (bis Februar des Folgejahres) erfolgen, jedoch ist eine spätere Meldung möglich. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Spender nachträglich eine Meldung wünscht, eine Meldung vergessen wurde oder die Daten unvollständig vorlagen. Ebenso sind die Änderung und die Stornierung einer bereits gemeldeten Spende über Spendenupload.at möglich, wenn diese zuvor über Spendenupload.at gesendet wurde.

5) Welche Spenden sind meldepflichtig?

Gemeldet werden ausschließlich Geldspenden von Privatpersonen (mit Wohnsitz in Österreich) an berechtigte Organisationen, wenn dies der Spender wünscht. Firmenspenden fallen nicht darunter.
Erforderliche Daten pro Person:

• Vor- und Nachname laut Melderegister (Meldezettel)
• Geburtsdatum
• Jahressumme aller Spenden dieser Person

6) Was passiert, wenn der Spender kein Geburtsdatum bekanntgibt?

Liegt kein Geburtsdatum vor, kann die Spende nicht eindeutig zugeordnet werden. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass keine steuerliche Meldung gewünscht ist. Der Spender ist dafür verantwortlich, seinen Namen und sein Geburtsdatum korrekt anzugeben. Der Name muss exakt mit der Schreibweise auf dem Meldezettel übereinstimmen.

7) Wer ist für die Meldung verantwortlich?

Die Verpflichtung zur Übermittlung liegt seit dem Veranlagungsjahr 2017 bei der empfangenden Organisation (z. B. Verein, Feuerwehr, Kirche, Hilfsorganisation). Privatpersonen können ihre Spenden nicht selbst melden.

8) Ist das Melden von Spenden verpflichtend?

Ja, wenn die Organisation spendenbegünstigt ist und es der Spender wünscht (d.h. sein Geburtsdatum bekanntgibt), muss die Spende gemeldet werden.

9) Welche Voraussetzungen muss eine Organisation zur Verwendung von Spendenupload.at erfüllen?

• Eintragung als spendenbegünstigte Einrichtung (wenn noch nicht vorhanden, muss darum angesucht werden)
• vorhandene Steuernummer („Abgabenkontonummer“)
• vorbereitete Spendenliste (Excel oder CSV)

10) Wie läuft die Übermittlung technisch ab?

Der Prozess erfolgt in wenigen Schritten:

• Organisation bei Spendenupload.at registrieren und freischalten lassen (einmalig, Bearbeitungszeit einplanen)
• Spendenliste hochladen (Excel/CSV mit Jahressummen)
• Personendaten online auf Spendenupload.at prüfen (Melderegister)
• Spendendaten online auf Spendenupload.at übermitteln (Finanzamt)
• Nach der Übertragung erhält die Organisation eine Rückmeldung

11) Muss sich der Nutzer mit XML-Dateien und Zertifikaten beschäftigen?

Nein, bei Spendenupload.at müssen Nutzer nicht XML-Dateien oder Zertifikaten hantieren. Nach der Anmeldung werden alle technischen Schritte im Hintergrund ausgeführt. Die Nutzer müssen lediglich ihre Spendenliste im Format „CSV“ abspeichern. (In Excel „Speichern unter“ -> „CSV UTF8, durch Trennzeichen getrennt“). Die BMF-Schnittstelle im Hintergrund funktioniert automatisch.

12) Benötigt die Organisation einen FinanzOnline-Zugang?

Nein, ein FinanzOnline-Zugang ist nicht notwendig, aber beim Einreichen von Unterlagen an das Finanzamt von Vorteil (Antrag SPEND2 für die Spendenübermittlung via Dienstleister). Die Organisation benötigt eine Steuernummer und muss auf der Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen des BMF geführt sein. Zur Liste: https://service.bmf.gv.at/service/allg/spenden/show_mast.asp

13) Ist eine Zustimmung des Spenders zur Nutzung der Plattform nötig?

Nein, die Organisation erfüllt eine gesetzliche Verpflichtung und darf zur Durchführung einen technischen Dienstleister beauftragen. Der sorgfältige Umgang mit den Daten muss jedoch gewährleistet sein.

14) Sind unsere Daten auf Spendenupload.at sicher?

Datenschutz und Datensicherheit haben höchste Priorität:

• Verarbeitung der Daten ausschließlich innerhalb der EU
• Verschlüsselte Datenübertragung zwischen Nutzer, Plattform und Ministerium (SSL/HTTPS)
• Verschlüsselte Speicherung der personenbezogenen Daten
• Verarbeitung der Daten nur entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung zum Melden von Spenden
• Keine Weitergabe an Dritte oder sonstige Verarbeitung

15) Wo werden die Daten gespeichert?

Die Plattform arbeitet in einer eigenen, gesicherten Umgebung bei einem führenden Hosting-Anbieter mit Rechenzentrum in der EU. Spendendaten können vom Benutzer jederzeit gelöscht werden. Bereits übermittelte Daten können vom Benutzer zur Dokumentation heruntergeladen werden, bevor man sie online löscht.

16) Sponsoring vs. Werbung vs. Spende

Achtung: Geldspenden von Privatpersonen dürfen nicht mit Werbeausgaben, Sponsoring oder Ähnlichem verwechselt werden. Bei Spenden gibt es in der Regel keine Gegenleistung. (Details siehe § 4a Abs. 7 Z 4 EStG 1988) Über Spendenupload.at können nur Geldspenden von Privatpersonen an begünstigte Spendenorganisationen gemeldet werden.

17) Warum gibt es eine Einrichtungsgebühr?

Für jede Spendenorganisation müssen die Anbindungen zum Innenministerium (Melderegister) und zum Finanzamt einmalig eingerichtet und getestet werden. Dieser Aufwand kann mehrere Stunden beanspruchen.

18) Warum gibt es eine Wartezeit nach der Anmeldung?

Die Anbindungen zum Innenministerium (Melderegister) und zum Finanzamt müssen bei den zuständigen Stellen beantragt werden. Je nach Arbeitsaufwand und Jahreszeit dauert dieser Prozess einige Tage oder Wochen.

19) An wen kann ich mich bei Fragen zur Plattform wenden?

support@spendenupload.at
Hotline: 0660 / 27 27 111

Wichtiger Hinweis & Haftungsausschluss

Die hier präsentierten Informationen wurden nach bestem Wissen recherchiert, sie stellen keine steuerrechtliche Beratung dar und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Für konkrete Fragen zur Spendenbegünstigung Ihrer Organisation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt!